word2016无法打开数据源(word无法打开数据源怎么解决)

时间:2024-03-10 13:41:06 来源:
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1、“邮件”----“开始邮件合并”----“选择收件人”按钮----从弹出的下拉菜单中选择“使用现有列表”命令-----出现“选取数据源”对话框。

2、设置数据源  数据源又叫做收件人列表,实际上数据原种保存的可能不仅仅包括收件人信息,还有可能包括其他信息。

3、  对于Word 2007的邮件合并功能来说,数据源的存在方式很多:一是可以用Word 2007来创建数据源;二是可以通过Word表格来制作数据源;三是可以用Excel表格制作数据源;四是可以使用Outlook或Outlook Express的通讯录来制作数据源;五是可以用指定格式的文本文件保存数据源。

4、  (一)用Word自建数据源  用Word 2007建立数据源的方法如下:单击“邮件”选项卡,在“邮件”功能区中单击“选择收件人”按钮,在下拉菜单中选择“键入新列表”命令。

5、 Word 2007弹出“新建地址列表”对话框。

6、 列表中的信息包括职务、名字、姓氏、公司名称、地址行等13项内容,如果不符合用户的需要,可以进行设置。

7、例如,这里只需要“姓名”、“性别”、“职务”、“工作单位”四项内容,需要单击“自定义列”按钮进行修改。

8、 在“自定义地址列表”对话框中,在“字段名”列表中选中某字段名,如“电子邮件地址”,然后单击“删除”按钮。

9、 在弹出的确认对话框中,系统询问用户是否要删除该项目,单击“是”按钮进行删除。

10、 重复上述步骤。

11、修改字段名,在“字段名”列表中选中字段名,然后单击“重命名”按钮,在弹出的“重命名 域”对话框中输入用户需要的名称。

12、 定义好字段信息后,单击“确定”按钮,回到“新建地址列表”对话框中。

13、 在“新建地址列表”对话框中,根据字段名输入相关信息,每输完一个字段,按下“TAB”键即可输入下一个字段,每行输完最后一个字段后,按下“TAB”键会自动增加一个记录。

14、用户也可以单击“新建条目”按钮来新建记录,单击“删除条目”按钮来删除某条记录。

15、 当数据录入完毕后,单击“确定”按钮,会弹出“保存通讯录”对话框,建议将数据源保存在默认位置。

16、输入保存的文件名,单击“保存”按钮即可。

17、 (二)使用Outlook的地址簿作为数据源  Microsoft Outlook 2007或者Outlook Exress都是用户收发邮件的常用工具软件,而这两个软件都带有地址簿功能,把常用的联系人放到地址簿中。

18、而Word 2007的邮件合并功能则可以直接使用Microsoft Outlook 2007的地址簿,也可以把Outlook Express的地址簿导出供Word 2007作为数据源。

19、具体操作步骤如下:单击“邮件”选项卡,在“邮件”功能区中单击“选择收件人”按钮,在下拉菜单中选择“从Outlook联系人中选择”命令。

20、 系统弹出“选择联系人”对话框,单击“确定”按钮。

21、 系统会弹出“邮件合并收件人”对话框,单击“确定”按钮即可。

22、   (三)使用Outlook Express的通讯簿作为数据源  Word 2007并不能直接从Outlook Express的通讯簿中读取数据,因此需要先把Outlook Express的通讯簿导出。

23、导出的步骤如下:启动Outlook Express,单击“地址”按钮打开通讯簿。

24、 在“通讯簿”对话框中单击“文件/导出/其他通讯簿”命令。

25、 在“通讯簿导出工具”对话框中,选择“文本文件(以逗号分隔)”,然后单击“导出”按钮。

26、 在“CSV导出”对话框中,设置导出文件的保存位置,建议保存到“我的数据源”文件夹中,并为导出文件取一个名称,然后单击“下一步”按钮,即可导出通讯簿。

27、   但Outlook Express的数据导出后,Word即可用它来作为数据源,操作步骤如下:单击“邮件”选项卡,在“邮件”功能区中单击“选择收件人”按钮,在下拉菜单中选择“使用现有列表”命令。

28、 在“选择数据源”对话框中,找到刚才导出的Outlook Express通讯簿文件,然后单击“打开”按钮。

29、 在“文件转换”对话框中,在“文件编码”区域中选择“Windows默认”选项,然后单击“确定”按钮即可。

30、 (四)使用其他数据源  Word 2007还可以使用其他数据源,如Word自身制作的表格、Excel表格和特定格式的文本文件等,但对这些文件有一定要求。

31、  对于Word表格来说,该文档只能包含一个表,表格的首行必须包括标题,其他行必须包含要合并的记录。

32、  对于Excel表格来说,表格的首行应包含标题,其他行必须包含要合并的记录。

33、Excel表格中可能包含有多张工作簿。

34、  纯文本文档也可以作为数据源,实际上Outlook Express导出的通讯簿文件就是一个纯文本文件。

35、对于纯文本文件来说,需要由多行组成,第一行是标题信息,其余的行则是要合并的记录。

36、不论是标题,还是很要合并的记录,在数据之间需要用制表符或逗号分隔开。

37、  当数据源文件建好后,Word 2007即可在邮件合并功能中使用它,使用已有数据源的方法与使用Outlook Express导出的通讯簿的方法基本相同,都是单击“选择收件人”按钮,选择“使用现有列表”命令打开数据源文件。

38、但由于Excel表格中可能包含多张工作簿,因此在打开Excel 表格时,会出现如图1所示的对话框,需要用户手工选择要用哪张工作簿中的数据作为数据源,用户需要正确选择。

39、  四、添加邮件合并域  当主文档制作完毕,数据源添加成功后,就要在主文档中添加邮件合并域了。

40、如果要制作邀请函,数据源中应该包括收件人的姓名和职务,也就是说,在制作主文档时,在邀请函的抬头处只需写上“尊敬的:”即可,然后在冒号前面增加姓名和职务的邮件合并域。

41、  具体操作步骤如下:把光标插入点定位于抬头中“尊敬的:”冒号前。

42、 在“邮件”功能区中单击“插入合并域”按钮,选择“姓名”。

43、 再次在“邮件”功能区中单击“插入合并域”按钮,选择“职务”,完成合并域的插入。

44、 五、完成邮件合并4. (一)预览邮件合并5. 在设置好主闻到那个、设置了数据源、插入了合并域后,怎样才能知道生成的文档是什么样的呢?Word 2007的预览功能可以直观地在屏幕上显示目的文档。

45、6. 在“邮件”功能区中单击预览结果区域中的“预览效果”按钮,即可在屏幕上看到目的文档。

46、7. 在预览邮件合并时,屏幕上显示的只是主文档与某一条数据相结合而产生的文档,此时,单击“邮件”功能区中预览效果区域的右向箭头按钮,可以查看主文档与前一条数据结合产生的文档,单击右向箭头按钮可以查看下一条记录。

47、8. 如果插入的合并域的格式不符合要求,用户可以选中合并域,为其设置字体字号。

48、9. (二)自动检查错误10. 逐条地查看预览结果比较麻烦,Word 2007提供了自动检查错误功能。

49、要使用这项功能,只需在预览效果区域中单击自动检查错误按钮,即可弹出一个“检查并报告错误”对话框,选中“模拟合并,同时在新文档中报告错误”,单击“确定”按钮,Word 2007会模拟合并并检查错误。

50、11.   如果没有错误,会提示用户没有发现邮件合并错误,一旦发生了错误,会弹出一个对话框,在此对话框中,会告诉用户哪些合并域没有在数据源中,如果单击“删除域”按钮,则会从主文档中删除该合并域;用户也可以在“数据源中的域”下拉列表中选择正确的域,然后单击“确定”按钮,即可用指定的域替代发生错误的域。

51、12.   (三)完成邮件合并13.   经过前两步的操作,确保合并域的格式符合要求并且没有错误后,即可进行邮件合并。

52、在进行邮件合并时,有两个选项,一是合并到文档中;二是直接把合并的结果用打印机打印出来。

53、14.   如果要合并到文档中,需要在“邮件”功能区中单击“完成并合并”按钮,选择“编辑单个文档”命令,Word会弹出一个对话框,在此对话框中选择“全部”选项,单击“确定”按钮,即可把主文档与数据源合并,合并结果将输入到新文档中。

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